Avtale om elektronisk lagring av ansattfotografier

Agreement on electronic archiving of employee photos

Hovedformålet med å lagre fotografier og signatur elektronisk er av sikkerhetsmessig art. Lagring av ansattfotografier og signatur i selskapets datasystem vil være et effektivt hjelpemiddel for de som betjener Sagas resepsjoner i og utenfor arbeidstid

The purpose with archiving photos and signatures electroncally is security. Electronic rchiving of employee photos and signatures will be an efficient tool for those who work in Saga's receptions


[Tilbake til velkomstside]

Innholdsfortegnelse:



AVTALE OM ELEKTRONISK LAGRING AV ANSATTFOTOGRAFIER HOS SAGA PETROLEUM ASA

Saga Petroleum ASA (heretter benevnt "selskapet") og NOPEF, NITO, NIF-P, NALF-A, NALF-T og SOAF (heretter benevnt "foreningene") har i henhold til Lov om Personregistre m.m. av 9. juni 1978 nr. 48 og dens forskrift av 21-12-79, § 2 - 12 samt "Rammeavtale om teknologisk utvikling og datamaskiner" (Tilleggsavtale II til Hovedavtalen mellom LO og NHO) inngått avtale vedrørende elektronisk lagring av ansattfotografier i selskapet.

1. Formål

Hovedformålet med å lagre fotografier og signatur elektronisk er av sikkerhetsmessig art. Lagring av ansattfotografier og signatur i selskapets datasystem vil være et effektivt hjelpemiddel for de som betjener Sagas resepsjoner i og utenfor arbeidstid.

I tillegg vil et offisielt Saga-bilde av ansatte alltid være tilgjengelig. I forbindelse med en event. ulykke når navn er offentliggjort av politiet, kan selskapet, etter samtykke fra pårørende, frigi bilde(r) til pressen. I annen sammenheng kan dette ikke utleveres til utenforstående uten at samtykke er innhentet fra den ansatte selv.

Foto av hver ansatt vil også være tilgjengelig under telefonlisten på PC-nettet og SagaInfo, som et hjelpemiddel i det daglige arbeid og for å kunne identifisere personer.

Sagas Intranet/SagaInfo utvikles kontinuerlig. Det samme billedmateriell kan brukes for å presentere enheter, grupper av ansatte, eller at bildet knyttes opp til den ansattes egen hjemmeside.

2. Registreringens omfang

Med elektronisk lagring menes fotografier og signatur av ansatte som tas i forbindelse med utstedelse av adgangskort og som deretter lagres elektronisk i Sagas datasystem. Avtalen dekker all elektronisk lagring av fotografier av ansatte ved Sagas arbeidssteder i inn- og utland. Datasystemet skal ikke lagre andre data i tillegg til fotografi og signatur, enn det som er relevant for å kunne identifisere en person. Det vil si:

• ansattkode
• navn / initialer
• organisasjonstilhørighet
• interntelefonnummer
• kontorplass / stedskode
• alternativt telefonnummer
• event. oppgaver, tittel, mobiltelefon, personsøker m.m

3. Tilgang til og innsyn i lagret data

Et begrenset antall navngitte personer vil ha systemansvar og derved adgang med systemprivilegier til databasen for ansattfotografier. Elektronisk lagret fotografi skal ikke fra selskapets side kobles mot andre persondata enn de som er nevnt i pkt. 2. Signatur skal kun lagres for å kunne benyttes ved utstedelse av nytt adgangskort. Det er anledning til å reservere seg mot at signatur blir lagret elektronisk, og datafilen vil da bli slettet. Den ansatte kan imidlertid selv ønske å knytte andre data opp på sin hjemmeside som f.eks. CV. Systemet skal sikres mot at data (fotografi og signatur) kan manipuleres og legges tilbake i databasen.

4. Varighet av registrerte data

Fotografier vil være lagret elektronisk i Sagas datasystem så lenge personen er ansatt i Saga Petroleum ASA eller datterselskaper. Pensjonister vil ha sitt foto og signatur lagret så lenge de har eget adgangskort til Sagas lokaler.

5. Informasjon til ansatte

Ansatte skal informeres generelt om selve avtalen og eventuelle senere endringer av denne gjennom SISU og ved at avtalen legges ut i sin helhet under "Saga Info" på PC nettet.

6. Ikrafttredelse og revisjon av avtalen

Denne avtalen trer i kraft straks og gjelder inntil videre. Avtalen skal tas opp til forhandlinger om revisjon hvis en av partene ønsker det, og slike forhandlinger skal normalt starte innen en måned.

7. Oppsigelse

Avtalen er i prinsippet uoppsigelig. Dersom foreningene kan dokumentere misbruk fra selskapets side, kan avtalen likevel sies opp med 3 måneders varsel etter forutgående forhandlinger mellom partene.

Kjørbo, 5.november 1997

Gitte Haugnæss
Saga Petroleum ASA

Espen Løken
NOPEF