Mandatet for NOPEFs IT-utvalg ble vedtatt av Forbundsstyret i NOPEF 30. august 1996, og er utformet som følger:
1) Utvalget skal beskrive hvordan NOPEF skal forholde seg til utviklingen, forandring og omstilling, i olje- og petrokjemiindustrien, forårsaket av ny teknologi. En skal legge spesielt vekt på følgende:
Hva er omfanget av en omstilling i bransjen nå og framover ?
Hvordan håndteres overtallighet / omstillinger ?
Hvordan har NOPEF-avdelingene håndtert disse omstillingene ?
Hvilke krav på kort og lang sikt skal NOPEF stille i slike prosesser,
- knyttet til jobbsituasjonen
- videreutdanning / kompetanseutvikling
Hvilke krav skal NOPEF stille for å sikre at medarbeiderne i bedriften får tilstrekkelig opplæring/trening i ny teknologi ?
2) Utvalget skal også gjøre en vurdering av hvilke områder man mener kompetanse / kunnskap må utvikles.
3) Utvalget må sørge for at arbeidet er koordinert med relevante initiativ i NOPEF og LO.
4) Utvalget skal lage et opplegg for hvordan forbund og avdelinger skal ta i bruk IT for å forbedre kommunikasjon og deling av informasjon
- innen hver avdeling / bedrift
- mellom avdelingene
- mellom forbund og avdelinger
- som ledd i et nasjonalt og internasjonalt nettverk for fagbevegelsen
5) Nettverket skal bygges ved hjelp av Internet-teknologi og omfatte både World Wide Web og elektronisk post.
6) I utvalgets arbeid inngår:
- å definere ansvar og rolle for forbundet og den enkelte avdeling i et slikt nettverk.
- foreslå hva slags informasjon forbundet skal bidra med (f.eks. NOPEF-Aktuelt, Uke-aktuelt, løpende info, overenskomster og protokoller, forsikrings- og rabattordninger, lenker til andre informasjonskilder)
- foreslå hva slags informasjon den enkelte avdeling / bedrift skal bidra med (f.eks. lokale avtaler, referater fra samarbeidsmøter, info om lokalt arbeid)
- lage oppskrift for hvordan den enkelte avdeling skal gå fram mhp teknisk utstyr, programmer, organisering av informasjon, design av web-sider.
- lage forslag til opplærings- og informasjonsplaner
7) Utvalgets innstilling må ikke bli et dødt dokument, men brukes målbevisst og aktivt til å heve medlemmenes kompetanse.
Utvalget må derfor beskrive de prosessene som må gjennomføres for at en slik målsetting kan nås.
Vedlegg 2 Vedtak fra landsmøte og landsstyremøte
Uttalelse vedtatt på NOPEFs landsmøte 2.11.1996:
“Organisasjon og IT:
De midler NOPEF har brukt for kommunikasjon internt og for å dele informasjon mellom medlemmer, tillitsvalgte og forbundskontoret har endret seg lite gjennom forbundets historie.
Nyere IT-teknologi gjør det mulig å ta i bruk helt nye virkemidler, så som elektronisk post og “world wide web”, og muliggjør en solid styrking av fagbevegelsens arbeid. Dette gjelder både internt i forbundet og i fagbevegelsen nasjonalt og internasjonalt.
NOPEF vil videreføre påbegynte IT-prosjekter med det mål å knytte sammen flest mulig av forbundets avdelinger i et elektronisk nettverk, et nettverk som også må ha perspektiver utover forbundet alene. ”
Vedtak på Landsmøtet 1.11.1996 til NOPEFs handlingsprogram 1996-1999:
Organisasjon, nytt strekpunkt:
– Arbeide aktivt for å ta i bruk ny teknologi i forbundet og dets avdelinger for å forbedre kommunikasjon og deling av informasjon.
Vedtak på Landsmøtet 1.11.1996 om forslag til LO-kongressen til nytt handlingsprogram for LO, nytt strekpunkt:
– Arbeide for å ta i bruk ny teknologi i alle ledd av fagbevegelsen, for å forbedre kommunikasjonen og deling av informasjon.
Vedtak på Landsmøtet 1.11.1996 om forslag til LO til ny Hovedavtale LO-NHO:
“Hovedavtalen må få inn en bestemmelse som sikrer tillitsvalgte adgang til databaserte kommunikasjonssystemer som Internett etc. Innkjøp og bruk betales av bedriften.”
Vedtak på Landsstyremøtet 7.12.1996 om budsjett for IT-utvikling i NOPEF
«Forbundsstyret tar notatet fra NOPEFs IT-Utvalg av 2. desember -96 til orientering og anmoder administrasjonen om å innarbeide kostnadene med dette – begrenset oppad til kr. 1 million, inn i budsjettet.
Midlene tas av posten «sanering av gjeld» – som reduseres tilsvarende.»
Vedlegg 3 Utvalgets forslag til stillingsbeskrivelse for IT-sekretær
Dersom NOPEF skal møte de utfordringer som ligger foran oss, må det allokeres ressurser, også på personalsiden. Som et minimum foreslår IT-utvalget at det ansettes en forbundssekretær med ansvar for IT. Hovedfokus for denne må være å sørge for at NOPEFs informasjonsressurser i form av ulike databaser er godt strukturert og vedlikeholdt, og at forbundet har en god profil og tjeneste på Internet.
De faglig-politiske utfordringene som denne teknologien reiser for medlemmene må også fokuseres, men på dette feltet vil forbundssekretæren få hjelp og støtte fra IT-utvalget. I tillegg må en i forbundsstyret, for eksempel nestleder, ha et overordnet politisk ansvar, slik at vi er sikre på at dette blir tatt vare på i forbundsstyret. Datateknisk kompetanse kan kjøpes fra leverandører, så på dette feltet er det viktigste oppgaven å utforme og stille de riktige brukerkravene. Hvordan forbundssekretærstillingen skal organiseres, og dens forhold til informasjonsavdelingen, har IT-utvalget ikke tatt stilling til.
NOPEFs nye IT-sekretær skal
1. i samarbeid med IT-utvalget være en pådriver i forbundet når det gjelder faglig-politiske aspekter i anvendelse og konsekvenser av IT.
2. være databaseadministrator og sørge for vedlikehold og strukturering av informasjonsressursene.
3. sørge for å bygge opp og vedlikeholde NOPEFs Internet-innsats (WWW osv.).
4. sørge for at forbundskontorets data- og kommunikasjonsutstyr fungerer.
5. sørge for støtte til IT-arbeidet i avdelingene
6. være sekretær i IT-utvalget i NOPEF.
7. forhandle fram og administrere avtaler med NOPEFs IT-leverandører
Vedlegg 4 Deling av informasjon på World Wide Web
Målet må være at både forbund og de enkelte avdelinger/bedrifter har sine egne websider. Det bør være en ansvarsfordeling mellom forbund og avdelinger mhp hvem som skal tilgjengeliggjøre hvilken type informasjon. Grovt sett vil dette skillet gå mellom informasjon som er generert henholdsvis sentralt og lokalt og eventuelt om det direkte angår flere enn en avdeling/bedrift.
Typisk informasjon som de enkelte avdelinger kan legge ut, kan være:
– Lokale avtaler og protokoller
– Referater fra møter i BU, AMU etc
– Oversikter over tillitsvalgte og medlemmer i utvalg etc
– Administrative opplysninger
– Årsmeldinger
– Vedtekter
– Peker(e) til forbundets websider og andre pekere som det ikke er relevant for forbundet å ha
Det vil være fornuftig om de enkelte avdelinger følger en sentral mal for design/struktur av sine websider av hensyn til brukervennlighet. Dette må likevel ikke være et krav. Avdelingen må ha en ansvarlig tillitsvalgt for sine websider.
Typisk informasjon som forbundet bør legge ut på sine websider og ha ansvar for, er:
– Generell informasjon om forbundet
– Forbundets overenskomster
– UkeAktuelt
– (Artikler fra) NOPEFAktuelt
– Medlemstilbud, forsikrings- og rabattordninger (evt. med eksterne pekere til f.eks. Samvirkes websider)
– Kursinformasjon
– Brosjyrer/løpesedler o.l. (maler , tekst og ferdige brosjyrer)
– Samling av illustrasjoner o.l. som kan brukes av forbund og avdelinger
– Pressemeldinger og avisinnlegg
– Oversikter med informasjon om forbundets ansatte, med muligheter for å sende e-post
– Skjema med mulighet for å melde seg inn og/eller få informasjon om NOPEF
– Oversikter over forbundets avdelinger med adresser, kontaktpersoner etc.
– Oversikter over og pekere til avdelingenes websider
– Informasjon om og pekere til internasjonal og nasjonal fagbevegelse og andre relevante informasjonskilder
Pågående pilotprosjekt kan gi erfaringer mhp. hvilken type informasjon som oppfattes som nyttig for avdelingene.
Forbundet må tilrettelegge en mal for websider som kan brukes av de lokale avdelinger/foreninger. Forbundet bør også kunne utføre konkret designarbeid for enkeltavdelinger ved oppstart og hjelpe til med teknisk implementering. Forbundet må ha egen webserver eller disponere plass på en server som de enkelte avdelingene kan benytte til sine websider. Forbundet må ha minst to ansatte med kompetanse på design av websider både mhp. tekniske forhold og mhp. logisk organisering av informasjon.
Vedlegg 5 Fallgruber og motforestillinger
Folk har ulike meninger om datakommunikasjon, og spekteret omfatter alt fra de innbitte motstanderne til de sorgløse entusiaster. Vi vil her presentere noen reaksjoner som er vanlige når spørsmålet om datakommunikasjon bringes på banen blant fagorganiserte.
En eldre klubbformann fra en industribedrift argumenterte på en tillitsmannskonferanse sterkt imot at datakommunikasjon skulle tas i bruk i samarbeidet med de andre klubbene i konsernet. Han var helt overbevist om at dette var en teknologi som det var umulig for eldre tillitsvalgte å lære seg å bruke, og han var motstander av å innføre systemer som satte kroken på døra for alle eldre tillitsvalgte. Han ble imidlertid overtalt til å delta på et dagskurs i innføring i datakommunikasjon, og han oppdaget da at teknologien lot seg beherske. Under oppsummeringen sa han at kurset hadde fått ham til å skifte mening, og at foreningen hans ville ta datakommunikasjon i bruk.
Ingen vil vel hevde at ikke hans tidligere motstand var av prinsippiell karakter – ingen skulle ekskluderes på grunn av alder. Men motstanden hadde likevel sin egentlige årsak i en usikkerhet med tanke på egen evne til å lære – han manglet selvtillit på dette feltet.
En annen klubbformann ble oppfordret av bekjente til å anskaffe datautstyr og dataprogrammer for å ta i bruk datakommunikasjon. Hans bekjente, en renommert dataentusiast, hadde sagt at det bare var å kople sammen og legge inn programvaren, «lekende lett, selv et barn kan klare det» osv. Imidlertid oppstod det tekniske problemer som gjorde at ingenting virket som det skulle. Det viste seg at både klubbformannen og de andre tillitsvalgte manglet både tid og tekniske kunnskaper for å løse problemene, noe som utløste sterk frustrasjon og forbannelse. Data er noe dritt! (…eller er det kanskje vi som er helt idioter?). Dataprosjektet ble lagt på is for lang tid framover.
Disse to eksemplene viser hvor viktig det er å ta hensyn til kommende databrukere sine behov for opplæring og instruksjon. De tillitsvalgte i NOPEF har ulike forutsetninger for å ta i bruk datakommunikasjon. Noen bruker allerede elektronisk post i sitt daglige arbeid, men det finnes også de som aldri har sittet foran en dataskjerm. Brukerstøtte og opplæring må tilpasses individuelt fra klubbkontor til klubbkontor.
Det er også viktig å gi brukerne realistiske forventninger til hva som kreves av innsats og ressurser for å bruke datakommunikasjon. Datakommunikasjon kan store resultater ved at kommunikasjon med andre effektiviseres, men krever en viss begrenset investering i form av at man må lære seg å bruke et nytt verktøy. Å lære seg datakommunikasjon er ikke lekende lett, men det er heller ikke vanskelig hvis forholdene legges til rette.
I tillegg til sorgløs entusiasme og innbitt motstand kan man hos noen tillitsvalgte og klubbledere støte på den holdningen at «… datakommunikasjon er interessant nok, men har ingen betydning for meg. Bruk det dere som synes det er moro.» Her ønsker den tillitsvalgte å overlate ansvaret for datakommunikasjonen til et medlem som tilfeldigvis har interesse for feltet. Nå vil vel ingen klubbleder overlate til andre å skrive brev for seg, og enda mindre la en annen snakke i telefonen for seg! Men hvorfor da overlate til andre å skrive elektroniske meldinger for seg? Datakommunikasjon er et kommunikasjonsmedium på linje med andre medier, og krever at det er den som har ansvar og makt som bruker mediet. Hvis det som kommuniseres på et datanettverk skal ha noen verdi, må det være forpliktende, og det betyr at de tillitsvalgte må direkte med i kommunikasjonen. Dette gjelder på alle nivåer – fra forbundsledelsen til de lokale avdelingstillitsvalgte. Det er de tillitsvalgte som representerer i alle andre sammenhenger, og slik skal det også være når det gjelder datakommunikasjon. Det må være de tillitsvalgte som står for klubbens datakommunikasjon, ikke lokale entusiastiske klubbmedlemmer.
Det bør opprettes en distribusjonsliste for e-post for ansatte, tillitsvalgte og medlemmer i NOPEF. En distribusjonsliste betyr at en e-post-melding som sendes til én adresse automatisk spres til alle de som står på lista. Hensikten er å skape et felles forum for NOPEF, som kan danne utgangspunkt for utvikling av og deltakelse i nettverk for ansatte, medlemmer og tillitsvalgte. Medlemmer og tillitsvalgte vil kunne bruke forumet til å utvikle forbundskulturen og til å utvikle sin kompetanse på og sine ferdigheter i bruk av IT. Det er viktig at det blir et tilstrekkelig antall brukere i forumet, slik at ny informasjon tilflyter regelmessig, og interessen for nettverket opprettholdes. Det er derfor vi går inn for å starte en distribusjonsliste som er åpen for alle NOPEFs medlemmer.
Dersom (eller når) trafikken på denne distribusjonslista blir for stor til at det blir praktisk for brukerne, kan det dannes «avleggere», dvs nye distribusjonslister for spesielle populære tema. For eksempel er det tenkelig at de tillitsvalgte vil ønske seg et eget forum hvor de kan diskutere saker som de ikke synes vedkommer medlemmene. Likeledes vil ansatte i et større selskap kanskje finne det naturlig å opprette en egen distribusjonsliste dersom det blir mange meldinger som bare angår dette selskapet, slik at ikke de andre abonnentene drukner i irrelevant informasjon.
Av sikkerhetshensyn må distribusjonslista leses av noen i forbundsledelsen. Dette er ikke for at det skal drives noen form for forhåndssensur, men for å kunne påtale overtredelser av sikkerhetsbestemmelser i ettertid, f eks hvis noen skulle komme i skade for å publisere fortrolige opplysninger. Det forutsettes her at ingen distribuerer informasjon som det er av vital betydning ikke blir kjent utenfor NOPEF. Hvis mindre brudd på sikkerhetsbestemmelsene blir et vedvarende og stort problem, må man vurdere å flytte forumet fra Internett e-post og over på et kommunikasjonsmedium som har pålitelige adgangsbegrensninger. På et medium med adgang kun for medlemmer kan man også diskutere reint interne tema. Men likevel må det gjelde regler for personvern og skikk og bruk.
På Internet lages e-postadressene etter følgende mal: «brukernavn@domene.landkode». Et eksempel på en e-postadresse er trude.berger@bedrift.telenor.no. Bakerst kommer landkoden, og landkoden for Norge er «no». Mellom landkoden og krøllalfaen «@» kommer domenenavnet, som angir hvilken organisasjon eller bedrift e-postadressen hører hjemme i, i dette eksempelet Telenor Bedrift. Foran krøllalfaen kommer brukernavnet, som er datamaskinbrukerens «identitet» innenfor domenet, dvs. bedriften eller organisasjonen. Som navn på distribusjonslista foreslås adressen «forum@nopef.no». Et mindre heldig alternativ er «alle@nopef.no», fordi det antyder at alle medlemmene er med, mens det bare er de som aktivt melder seg på som i virkeligheten kan nås på distribusjonslista.
En slik liste kan være «moderert», slik at alle meldinger må gå gjennom en «redaktør» før de videresendes, eller den kan være umoderert, slik at alle meldinger sendes ut direkte. Vi anbefaler en umoderert distribusjonsliste. For det første vil «redaktør»-jobben vil kunne bli svært omfattende hvis det blir mye trafikk på lista. For det andre ser vi ikke behovet for noen silingsinstans. For det tredje vil tilstedeværelsen av en «redaktør» forsinke trafikken på lista, noe som undergraver en av de viktigste fortrinnene til Internet-kommunikasjon, nemlig hurtighet. Imidlertid bør som sagt en ansvarlig person i forbundet lese alt som distribueres, slik at brudd på sikkerhetsbestemmelser, personvernregler og skikk og bruk kan bli påtalt.
Det neste spørsmålet er om det skal ligge noen begrensninger på hvem som skal kunne motte og sende e-post på distribusjonslista. Det enkleste er at lista er åpen for alle. Det vil si at hvem som helst kan melde seg på og motta de e-postmeldingene som distribueres. Hvem som helst kan også sende e-postmeldinger og få disse distribuert til alle som «abonnerer». I denne løsningen forutsettes det at
– ingen av meldingene som distribueres inneholder sensitiv informasjon. Dette betyr at hver enkelt bidragsyter til lista må være klar over at han deltar i et helt åpent forum, og selv må passe på at ikke for eksempel forhandlingsforberedelser diskuteres i forumet.
– distribusjonslista ikke brukes som markedsføringskanal for f.eks. bedrifter som har oljearbeidere som målgruppe. Postkassene kan da fylles opp av reklame. Dette er imidlertid en mer hypotetisk fare, andre distribusjonslister klarer stort sett å håndtere den typen overtramp.
Alternativt kan ikke-medlemmer utestenges fra å lese trafikken på lista. Dette betyr at, på tross av at ingen skal ha noe «redaktør»-ansvar, så må noen ha et «abonnementskontor»-ansvar, ved at innsendte påmeldinger til distribusjonslista sjekkes mot medlemsarkivet. Dette kan muligens gjøres automatisk på NOPEFs datamaskiner.
Trafikken på en slik liste kan også «speiles» ut på World Wide Web (WWW). Slik vil distribusjonslista kunne fungere som et kontaktpunkt inn til medlemmene og de tillitsvalgte for tillitsvalgte i andre fagorganisasjoner.
Etterhvert kan det bli aktuelt å opprette separate distribusjonslister, f eks for de tillitsvalgte. Dersom det blir svært mye trafikk, kan det også opprettes distribusjonslister for ulike tema, som f eks tariffpolitikk, vernearbeid, IT-utvikling, eller hva brukerne av NOPEF-nettet måtte ønske.