Avtale om elektronisk registrering av telefontrafikk

Agreement on electronic registration of telephone traffic

Formålet med avtalen er å sikre at selskapets registrering av telefontrafikken tar nødvendig hensyn til personvernet

The purpose with the agreement is to secure that the company's registration of telephone traffic takes the necessary precautions to protect the employees


[Tilbake til velkomstside]

Innholdsfortegnelse:



AVTALE OM ELEKTRONISK REGISTRERING AV TELEFONTRAFIKK

Saga Petroleum a.s. (heretter benevnt "selskapet") og NOPEF, NITO, NIF-P, NALF-A, NALF-P og SOAF (heretter benevnt "foreningene") har i henhold til Lov om Personregistre m.m. av 9. juni 1978 nr. 48 og dens forskrift av 21-12-79, § 2 - 12 samt "Rammeavtale om teknologisk utvikling og datamaskiner" (Tilleggsavtale II til Hovedavtalen mellom LO og NHO) inngått avtale vedrørende registrering av telefontrafikk i selskapet.

1. FORMÅL

Da de ansatte, representert ved foreningene, og selskapet har som formål å sikre at selskapets registrering av telefontrafikken tar nødvendig hensyn til personvernet slik det bl.a. er nedfelt i ovennevnte lov, forskrift og rammeavtale er man idag blitt enige om følgende:

Selskapet har behov for å kunne registere telefontrafikk fordi:

2. DEFINISJONER

I denne avtalen skal følgende ord og uttrykk ha den mening som her er angitt.

"Abonnentgrupper" betyr ulike organisasjonsenheter og prosjekter i selskapet.

"Driftsansvarlige" betyr person med ansvar for driften av en maskinvarekomponent, i dette tilfelle telefonsentral (ref. også Datasikringsinstruksen).

"Hovednummer" betyr alle sentralbordnummer ved selskapets kontorsteder (inkl. byggeplasser).

"Misbruk" betyr bruk av telefon utover tjenestebehov i et slik omfang og på en slik måte at det er i strid med de interne retningslinjer selskapet har gitt for bruk av telefon blant de ansatte, (jfr. Hvem/Hva/Hvor).

"Rapporter" skal bety sammenstilling av følgende dataelementer; antall interne og eksterne telefonoppringinger, varighet av samtalen, kostnad, dato og tidspunkt, abonnentgruppe og destinasjon.

"Registreringsutstyr" betyr IT utstyr som lagrer og sammensstiller dataelementer over tid.

"Telefontrafikk" skal bety volumtall i form av tellerskritt og kostnader.

3. SELSKAPETS ADGANG TIL Å FORETA REGISTERING

Selskapets IT infrastruktur, herunder telefontjenester, er en selskapsressurs som er opprettet og finansiert av selskapet primært til bruk for tjenesteformål. Selskapet skal kunne foreta registrering av telefontrafikk for å ivareta de behov som er anført i pkt. 1 ovenfor. Dersom selskapet av grunner som man idag ikke kan forutse skulle ha behov for å foreta registering av telefontrafikk på annen måte enn det man er blitt enige om i denne avtale, skal skriftlig forhåndsgodkjenning innhentes av foreningene.

Selskapet skal ikke ha adgang til å foreta registrering av innholdet i telefonsamtaler utover det som er fastsatt i pkt.5.

4. TRAFIKKREGISTRERING - OMFANG OG BRUK

Selskapet skal kunne ta ut rapporter over trafikkvolum fordelt på ulike tjenester f.eks. telefaks, utenlands- og innenlands trafikk, ulike abonnentgrupper.

Selskapet skal ta ut rapporter over trafikkdestinasjon ("Oppringt nummer") ut fra følgende regler:

5. LYDBÅNDOPPTAK AV TELEFONSAMTALER

a) Sentralbord:

Selskapet tar opp innkommende samtaler til sine hovednummer for å kunne etterspore terrortrusler o.l. Opptakene skjer fra lydbåndopptaker som står plassert i datarom eller hos ekspedient. Lydbåndopptakene blir normalt overspillt og slettet i løpet at 48 timer dersom det ikke har kommet inn samtaler som tilsier oppbevaring av lydbåndopptak utover dette.

Innkomne telefonsamtaler som viderekobles fra sentralbordet til de enkelte ansatte blir ikke tatt opp på lydbånd.

Avspilling foretas av personer i organisasjonsenheter med hovedansvar for sikring etter at reelle trusler har kommet inn.

b) Beredskapsøvelser/-situasjoner:

Under beredsskapsøvelser/-situasjoner vil selskapet ta opp operativ telefontrafikk til rigger, redningsenheter osv, slik at man i ettertid kan analysere situasjonen med henblikk på erfaringstilbakeføring og forsikringsoppgjør.

Samtaler avspilles kun i forbindelse med beredskapsøvelser/-situasjoner og foretas kun av personer tilknyttet selskapets beredskapsorganisasjon. Lydbåndopptakene oppbevares så lenge selskapet finner det nødvendig.

6. FREMGANGSMÅTE VED MISBRUK AV TELEFON BLANT DE ANSATTE

Fremkommer det begrunnet mistanke om enkeltpersoners misbruk av telefon, skal selskapet varsle foreningene skriftlig om at stikkontroller av et uspesifisert medlem vil finne sted. I tilfelle mistanke er rettet mot enkeltpersoner som ikke er medlem av noen forening skal selskapet i stedet gi slikt varsel til hovedverneombudet. Slikt varsel skal behandles fortrolig.

Dersom misbruk blant ansatte identifiseres skal slike saker behandles iht. selskapets interne rutiner mht. brudd på arbeidsreglementet.

7. OPPBEVARING AV OG TILGANG TIL REGISTRERTE DATA

Registreringsutstyret skal stå innelåst i eget rom (f.eks. telefonsentral).

Passord som er nødvendig for å kunne bruke registreringutstyret skal kun innehas av en person i selskapet pr. registeringsutstyrsenhet. Passordet skal vedlikeholdes iht. selskapets datasikringsinstruks og oppbevares i safe.

Tilgangen til de registrerte dataene skal begrenses til driftsansvarlige på de ulike kontorsteder, samordningsansvarlig for IT og foreningenes datatillitsvalgte/ ledere.

De registrerte volumdata skal slettes etter maksimum 1 år.

8. INFORMASJON TIL ANSATTE

Ansatte skal informeres generelt om selve avtalen og eventuelle senere endringer av denne gjennom SISU og ved at avtalen legges ut i sin helhet under "Saga Info" på PC nettet.

Den enkelte ansatte skal på forespørsel til selskapet få vite hvilke opplysninger om vedkommende som evt. er lagret eller bearbeidet i selskapets rapporter om telefontrafikk.

9. IKRAFTTREDELSE OG REVISJON AV AVTALEN

Denne avtalen trer ikraft straks og gjelder inntil videre. Avtalen skal tas opp til forhandlinger om revisjon hvis en av partene ønsker det, og slike forhandlinger skal normalt starte innen en måned.

10. OPPSIGELSE

Avtalen er i prinsippet uoppsigelig. Dersom foreningene kan dokumentere misbruk fra selskapets side, kan avtalen likevel sies opp med 3 måneders varsel etter forutgående forhandlinger mellom partene.

Kjørbo, 13.12.1995

Gitte Haugnæss

...........................................

Saga Petroleum a.s.

Espen Gisvold Magn-Ivar Fosse

........................................... ......................................................

NOPEF NALF-A

Asleiv Brandsøy Jan Sellevold

.......................................... .......................................................

NIF-P NALF-P

Tor Kristian Holst Anders Lothe

........................................... .......................................................

NITO SOAF